Política de registros abiertos
1.0 Propósito
La Ley de Información Pública (la Ley), Código Gubernamental, capítulo 552, tiene que ver con las peticiones de inspección o duplicación de información pública. La Ley exige la adopción de reglas de procedimiento, las mismas que el departamento ha adoptado en el TAC, título 25, sección 1.251. Los programas deben seguir los procedimientos expuestos en la sección 1.251.
Los cargos de provisión de información pública se describen en esta política. La Ley también exige la adopción de una política sobre peticiones de información que requieran programación o manipulación de datos. Este procedimiento operativo incluye esa y otras políticas que el departamento desea establecer con respecto a las peticiones de registros. Tanto la política como las reglas deben revisarse para dar respuesta a preguntas de procedimiento sobre el cobro por información pública.
2.0 Política
El departamento tiene como política acatar las leyes que rigen la gestión de y los cargos relacionados con las peticiones de información pública.
La política contempla todos los tipos de peticiones escritas (incluidas las peticiones por correo electrónico y fax) de información pública creada o gestionada por el departamento, a excepción de lo siguiente:
- Las peticiones de registros médicos o de salud mental relacionados con un paciente en particular presentadas ya sea por el paciente o por aquellas personas autorizadas por la ley estatal o federal para obtener los registros médicos o de salud mental del paciente creados dentro de los complejos de salud mental, los hospitales de vías respiratorias, las clínicas y los laboratorios del departamento.
- La información exigida por un citatorio.
- Las exhibiciones de pruebas relacionadas con litigios, p. ej., peticiones de presentación o admisión e interrogatorios.
3.0 Definiciones Las siguientes palabras y términos, al ser usados en esta política, tienen el siguiente significado, a menos que el contexto claramente indique lo contrario.
3.1 Costo real: la suma de todos los costos directos más una parte proporcional de los costos generales o los costos indirectos. Los costos reales deben determinarse de conformidad con las metodologías generalmente aceptadas.
3.2 Agente: a efectos del cumplimiento de la Ley, se considera que cada uno de los empleados del departamento que se encargan de dar respuesta a las peticiones de información pública son agentes del jefe de información pública, quien es a su vez el Director del departamento.
3.3 Caja de archivo: una caja de cartón que mide aproximadamente 12.5 pulgadas de ancho por 15.5 pulgadas de largo por 10 pulgadas de alto, o cuya capacidad en volumen es de aproximadamente 1.5 pies cúbicos.
3.4 Disponible en línea: la información que está disponible en la red del departamento, el disco duro del programa del departamento o la página web del departamento que está lista para ser impresa sin requerir nada de programación ni supresión de información confidencial. Vea la sección 6.7 de esta política.
3.5 Sistema de cliente/servidor: una combinación de dos computadoras o más que se ocupan de una aplicación en particular mediante el intercambio de procesamiento, el almacenamiento de datos y la presentación del interfaz del usuario final. Las computadoras personales ubicadas en un entorno de área de red local que contiene servidores de archivos entran en esta categoría al igual que las aplicaciones ejecutadas en un entorno de X-Window en el que el servidor sea un sistema basado en UNIX.
3.6 Información confidencial: información que es confidencial por ley, ya sea constitucional u obligatoria, o por decisión judicial.
3.7 Custodio de registros: el gerente principal de la unidad de cada hospital estatal de salud mental o la persona por él designada, el gerente principal de la unidad de cada hospital de vías respiratorias o la persona por él designada, y los demás individuos específicamente designados por el Abogado General del departamento según la política del departamento.
NOTA: a efectos de esta política, cada hospital de salud mental y cada hospital de vías respiratorias está considerado como una unidad bajo el organigrama del DSHS. El gerente de la unidad es el gerente principal del hospital de salud mental o de vías respiratorias.
3.8 Departamento: el Departamento Estatal de Servicios de Salud de Texas
3.9 Organismo gubernamental: de conformidad con la definición de la sección 552.003 del Código Gubernamental de Texas.
3.10 Computadora central: una computadora, ubicada en un entorno controlado, que se ocupa de extensas aplicaciones o grandes números de usuarios. Estas máquinas normalmente se ocupan de una organización entera o un grupo de organizaciones, y normalmente requieren personal de operaciones. Las computadoras centrales IBM y UNISYS, y las Digital VAX 9000 grandes y VAX Clusters entran en esta categoría.
3.11 Información confidencial obligatoria: incluye todas las citas de la ley, excepto las secciones 552.101 sobre el privilegio del informante; 552.103; 552.104; 552.107; 552.108; 552.111; 552.116 y 552.122 del Código Gubernamental de Texas.
3.12 Manipulación: el proceso de modificar, reordenar o descifrar información mediante intervención humana. El término "manipulación de datos" se aplica sólo a la información almacenada en formato electrónico.
3.13 Computadora tamaño mediano: una computadora más chica que una computadora central que no necesariamente está ubicada en un entorno controlado. Normalmente se ocupa de una organización más pequeña o una subunidad en una organización. Los sistemas IBM AS/400 y Digital VAX/VMS multiusuario de procesador único entran en esta categoría.
3.14 Copia no estándar: una copia de información pública que se pone a disposición del solicitante en cualquier formato distinto al de una copia impresa estándar. La microficha, el microfilme, los disquetes, las cintas magnéticas y los CD-ROM son ejemplos de copias no estándar. Las copias impresas de más de 8 1/2 x 14 pulgadas (tamaño legal) también son consideradas como copias no estándar.
3.15 Sistema de control de registros abiertos: el proceso mediante el cual las divisiones, las secciones, las unidades, los centros y las demás oficinas vigilan la asignación y la finalización de las peticiones de registros abiertos. Se puede llevar el control de las peticiones en Word, Excel y Access de Microsoft o algún otro software comparable.
3.16 PC: una PC compatible con IBM, una Macintosh o un sistema informático basado en Power PC operado sin una conexión a una red.
3.17 Programa o programas del departamento: significa todas las oficinas del departamento.
3.18 Programación: el proceso con el cual se produce una secuencia de instrucciones en código que una computadora pueda ejecutar. El programador es la persona que produce dichas instrucciones en código. Como ejemplos de programación están escribir e introducir lenguaje de control SPSS, desarrollar programas en Access y desarrollar hojas de cálculo en Excel. El solo introducir datos en una base de datos no constituye programación.
3.19 Ley de Información Pública (la Ley): Código Gubernamental, capítulo 552.
3.20 Información de registros públicos o registros abiertos: información reunida, recopilada o mantenida según una ley o en conexión con la realización de gestiones oficiales por organismos gubernamentales o para organismos gubernamentales siendo el organismo gubernamental el dueño de la información o teniendo este derecho a acceder a ella. El término "información pública" incluye la información revelable y la información confidencial.
3.21 Copia impresa estándar: una impresión en una de las caras de un papel que mide hasta 8 1/2 pulgadas por 14 pulgadas. Cada cara del papel en la que se haga una impresión cuenta como una copia única. Un papel impreso en ambas caras cuenta como dos copias.
3.22 Computación de los diez (10) días hábiles de tiempo: el periodo de 10 días hábiles empieza el primer día hábil después de la fecha en que se recibe la petición escrita. Los fines de semana y los días festivos en los que la oficina está cerrada no se incluyen en el cálculo de los días. Sin embargo, los días festivos estatales en los que se requiere que trabaje el personal básico se incluyen en el cálculo de los días.
NOTA: una petición recibida por correo electrónico tendrá la fecha de recibo del día en que la petición entre por primera vez a la bandeja de entrada del receptor, no el día en que el receptor abra la petición desde la bandeja de entrada.
3.23 Petición escrita: una petición de una copia impresa de información pública, presentada al departamento por fax, correo electrónico, correo postal o entregada en persona con el fin de ver los registros u obtener copias de los registros. Una comunicación escrita que pueda considerarse razonablemente como una petición de información pública es una petición de información según la Ley.
4.0 Personas afectadas Todos los empleados del departamento que manejen peticiones de registros abiertos o información pública.
5.0 Responsabilidades Cada programa debe nombrar a una persona que responda a las preguntas u obtenga asesoría legal de la Sección Jurídica respecto a las peticiones de información pública. Los programas que están bajo la misma cadena de mando organizativa pueden nombrar a una sola persona para que represente a todos los programas bajo dicha cadena de mando. Deben remitir el nombre de dichas personas al Coordinador de Información Pública (PIC) de la Sección Jurídica del departamento llamando al (512) 458-7236, extensión 6958. El PIC del departamento asistirá a la persona nombrada por cada programa respondiendo sus preguntas con respecto a los procedimientos y los cargos de provisión de información pública y proveyendo capacitación de ser necesario.
6.0 Procedimientos 6.1 Información general
El departamento ha desarrollado una lista de control de procedimiento para registros abiertos llamada ORLIST que está ubicada en el sitio web de la Sección Jurídica, a la que se accede mediante el sitio de intranet del departamento. Deben usar la lista ORLIST como guía para tramitar las peticiones de información pública.
La Ley no exige que un organismo gubernamental:
- prepare nueva información en respuesta a una petición.
- cumpla con una petición continua de suministrar información periódicamente conforme se vaya preparando dicha información en un futuro.
- prepare respuestas a preguntas.
- haga investigaciones jurídicas.
6.2 Información general sobre los cargos
Las siguientes pautas y tarifas se aplicarán cuando el departamento provea copias al público según la Ley. Las pautas y tarifas son coherentes con los montos y los procedimientos aprobados por la Comisión de Edificios y Adquisiciones de Texas (TBPC) que aparecen en el TAC, título 1, secciones 111.61-111.71.
Queda a discreción del departamento no exigir o reducir los cargos relacionados con proveer información pública si el costo de obtener el pago de los cargos excede o es igual a los cargos o si proveer la información sin costo alguno o a un costo reducido es en beneficio del público.
IMPORTANTE: el departamento no exigirá un cargo por proporcionar información pública cuando la cantidad sea de menos de $15.00 dólares, a menos que los estatutos o las reglas aplicables al programa requieran que este lo cobre. Si el cargo total es de $15.00 dólares o más, el departamento debe cobrar el monto a menos que el no exigir o reducir el cargo sea en beneficio del público.
EL DEPARTAMENTO NO COBRARÁ POR:
reglas (sólo la primera copia)
políticas (sólo la primera copia)
procedimientos (sólo la primera copia)
órdenes del día de reuniones
descripciones de puestos
formularios en blanco de solicitudes o permisos
verificaciones de personal o licencias
peticiones de otras agencias estatales
Sin embargo, se aplicarán cargos a cualquiera de las cosas antes mencionadas si los estatutos o las reglas aplicables al programa exigen que este los cobre.
El requisito antes mencionado con respecto a los cargos no afecta las peticiones legislativas necesarias a los efectos legislativos. Se proveerá una copia de la información pedida por un individuo miembro, una agencia o un comité de la Asamblea Legislativa sin cargo alguno. Vea la sección 552.008 del Código Gubernamental. Para obtener más información con respecto a las peticiones legislativas, vea la sección 6.9 de esta política.
El departamento puede fijar el precio de las publicaciones que este publica. Las reglas y la política del departamento no limitan los costos de las publicaciones del departamento.
El departamento puede pedir quedar exento de parte de o todas las reglas adoptadas por la TBPC al momento en que determine los cargos relacionados con proveer información pública. Si un programa desea pedir una exención, debe hacer una petición escrita a la Sección Jurídica y debe indicar la razón de la exención. De aprobarse, la petición entonces se remite a la TBPC. Si la TBPC determina que existe una causa válida para exentar al departamento de parte de o todas las reglas, la TBPC debe dar aviso escrito de la determinación al departamento en los 90 días siguientes a la petición. Al recibirse la determinación, el departamento puede enmendar sus cargos según la determinación de la TBPC. La exención no tendrá vigencia hasta que se adopte la corrección de la política.
6.3 Cargos por proveer copias de información pública Copia impresa estándar: el cargo por proveer copias impresas estándar reproducidas con una máquina copiadora de oficina o una impresora de computadora es de $.10 centavos de dólar por página o parte de una página. Cada cara del papel que tenga una imagen impresa se considera como una página. Copia no estándar: los siguientes cargos relacionados con proveer copias no estándar cubren el costo de los materiales en los que se copia la información y no reflejan ningún cargo adicional que pudiera tener que ver con alguna petición en particular:
Disquete
Cinta magnética
Cartucho de datos
Cartucho de cinta
CD reescribible (CD-RW)
CD no reescribible (CD-R)
Videodisco digital (DVD)
Disco JAZ
Otro medio electrónico
Videocasete VHS
Audiocasete
Copia impresa extragrande (p. ej.: 11 pulgadas x 17 pulgadas, barra verde, barra azul)
Otro
$1.00 dólar cada uno
Costo real
Costo real
Costo real
$1.00 dólar
$1.00 dólar
$3.00 dólares
Costo real
Costo real
$2.50 dólares cada uno
$1.00 dólar cada uno
$.50 centavos de dólar cada una (no incluye mapas y fotografías para las que se use papel especializado)
Costo real
Cargos de personal: el cobro de costos de personal, distintos de los costos de personal de programación, por tramitar una petición de información pública es de $15 dólares por hora, prorrateado a la media hora más próxima, y no pueden calcularse costos adicionales a cobrar por la tramitación en concepto de complementos salariales. No se le puede cobrar al solicitante la preparación del formulario de facturación, el memorando, las cartas adjuntas o alguna otra información que este no haya pedido.
No se puede cobrar tiempo de personal por ningún tiempo empleado por un abogado, un auxiliar jurídico ni ninguna otra persona en revisar la información pedida para determinar si el organismo gubernamental levantará alguna excepción tocante a la revelación de la información pedida según la Ley, subcapítulo C; ni por investigar o preparar una petición para un fallo por la oficina del Fiscal General de conformidad con la Ley, sección 552.301.
Si el cargo de proveer una copia de información pública incluye cargos de personal, el solicitante puede requerir una declaración escrita sobre la cantidad de tiempo que el departamento requirió para producir y proveer la copia. El empleado (agente) del departamento que se encargue de dar respuesta a la petición de información pública debe firmar la declaración. Debe escribir a máquina o en letra de molde de forma legible el nombre del empleado debajo de la firma. No se puede cobrar un cargo por proveer la declaración escrita al solicitante.
Cargos de personal cuando se pidan fotocopias: no puede facturarse un cargo de personal en conexión con cumplir con las peticiones que consten de 50 páginas de copias impresas o menos, a menos que los documentos a copiar estén ubicados en más de un edificio o en un complejo de almacenamiento remoto. Todos los edificios del departamento del campus central en su conjunto se consideran como un edificio. En otros sitios, los edificios conectados mediante banquetas o pasajes cubiertos, un pasillo elevado o subterráneo o algún complejo similar en su conjunto se consideran como un edificio. Cuando se pidan más de 50 copias, el cargo de personal podría incluir el tiempo real que tome localizar, recopilar y reproducir la información pedida y puede calcularse el tiempo ya sea para copias estándar o copias no estándar.
Si piden 50 páginas o más, al haber información confidencial mezclada con información pública en la misma página, se cobrará tiempo de personal por el tiempo empleado en borrar, oscurecer u ocultar de alguna otra forma la información confidencial a fin de revelar la información pública, además del tiempo que tome localizar, recopilar y reproducir la información pedida.
Cargos de personal cuando las peticiones requieran la manipulación de datos: si una petición conlleva la creación de un informe, una tabla o un gráfico actualmente no existentes, y no requiere programación, se cobrará el cargo de personal regular de $15 dólares por hora, prorrateado a la media hora más próxima, por introducción de datos básica y no se calcularán cargos adicionales en concepto de complementos salariales. Cuando se requiera programación o introducción de datos en respuesta a una petición, se tiene permitido el cargo de personal apropiado, sin importar el número de páginas pedidas. Cargos de personal por programación: si una petición en particular requiere los servicios de un programador a fin de ejecutar un programa existente o crear un programa nuevo de forma que pueda accederse a y copiarse la información pedida, el departamento cobrará por el tiempo del programador. El cargo por hora de un programador es de $28.50 dólares, prorrateado a la media hora más próxima, y no pueden calcularse cargos adicionales en concepto de complementos salariales. Sólo se cobrarán los servicios de programación y no los de introducción de datos básica a dicha tarifa por hora. Cuando se requiera la programación o la introducción de datos en respuesta a una petición, queda permitido el cargo de personal apropiado, sin importar el número de páginas pedidas.
Cargo general: cuando un cargo de personal sea aplicable a una petición, el departamento incluirá en los cargos los costos directos e indirectos, además del cargo de personal específico. Dicho cargo general cubriría costos como la depreciación de los bienes de equipo, el arrendamiento, el mantenimiento y la reparación, los servicios públicos y el cargo general administrativo. Dicho cargo general es del 20% del cargo de personal asociado con la petición.
No puede cobrarse un cargo general por peticiones de copias de 50 páginas o menos de registros en papel estándar a menos que la información deba recuperarse de más de un edificio o un complejo de almacenamiento remoto. Todos los edificios del departamento del campus central en su conjunto se consideran como un edificio. En otros sitios, los edificios conectados mediante banquetas o pasajes cubiertos, un pasillo elevado o subterráneo o algún complejo similar en su conjunto se consideran como un edificio.
Materiales varios: costo real.
Este se aplicaría a los siguientes materiales: sobres, etiquetas, cajas y demás materiales usados para producir la información pedida. No puede calcularse un cargo por materiales si los cargos de personal no son aplicables. Sólo pueden calcularse costos de fotocopiado para dichas peticiones. Para las peticiones de 50 páginas en copias impresas o más, o aquellas peticiones cuya información esté localizada en más de un edificio o en un sitio remoto, puede cobrarse el costo real de los materiales. Todos los edificios del departamento del campus central en su conjunto se consideran como un edificio. En otros sitios, los edificios conectados mediante banquetas o pasajes cubiertos, un pasillo elevado o subterráneo o algún complejo similar en su conjunto se consideran como un edificio.
Cargos postales y gastos de envío: costo real.
Fotografías: costo real. Mapas: costo real. Servicios tercerizados o contratados: costo real de la copia (no puede incluir costos de desarrollo). Cargos de fax: el personal del programa puede calcular una cuota por el costo real, de saberlo, de enviar por fax la información pública a larga distancia si el solicitante pidió específicamente que la información se enviara por fax. Si se desconoce el costo real o si el fax se transmite localmente, no puede calcularse un cargo de envío por fax.
Cargo de microficha y microfilme: si el solicitante requiere información que sólo está disponible en formato microforma y quiere un duplicado de la microforma, el cargo no excederá el costo real de reproducir la microforma. Hay un lector o impresora de microficha disponible en la biblioteca del departamento que produce copias impresas de microfichas. La División de Administración de Registros de la Biblioteca Estatal de Texas, (512) 454-2705, puede reproducir microfichas y microfilmes para las agencias estatales.
Si el solicitante desea que la información que viene en la microforma sea reproducida en papel tamaño estándar, el cargo es de $.10 centavos de dólar por página, más cualquier cargo de personal y general por más de 50 copias aplicable.
Cargo de recuperación de documentos remotos: si la información pedida está almacenada en un complejo de almacenamiento remoto y el complejo le cobra al departamento por recuperar el o los documentos, el departamento recuperará los costos reales de tales servicios. Si se calcula dicho cargo, no se calculará ningún cargo de personal adicional por el tiempo que el personal del complejo de almacenamiento haya pasado localizando los documentos en la ubicación de almacenamiento. Si aun después de la entrega al departamento, deben buscarse los registros en cajas en respuesta a la petición, se aplicará un cargo de personal.
Si la información está almacenada en la Biblioteca Estatal de Texas, y no le cobran al departamento por localizar, recuperar, entregar y regresar los registros a la bodega, entonces no puede cobrarse el cargo de recuperación. Si después de recibidos los expedientes, el personal del departamento debe buscar los registros para dar respuesta a la petición, se aplicará un cargo de personal.
Cargo de uso de recursos informáticos: se trata de un cargo de utilización de computadoras basado en el costo de adquisición amortizado, el arrendamiento, la operación y el mantenimiento de los recursos informáticos, que podrían incluir, entre otras, parte de o todas las siguientes cosas: unidades de procesamiento central (CPU), servidores, unidades de disco, redes de área local (LAN), impresoras, accionadores de cinta, otros dispositivos periféricos, dispositivos de comunicación, software y programas de utilidad de sistema. Dichos cargos de uso de recursos informáticos no tienen por objeto sustituir las metodologías de recuperación de costos ni los cargos cobrados para fines distintos al dar respuesta a peticiones de información pública.
El cargo cobrado para recuperar el costo de utilización informática es el tiempo real que la computadora tarda en ejecutar un programa en particular multiplicado por la tarifa aplicable. Dicho tiempo puede leerse directamente en el reloj de la CPU, y con mayor frecuencia será de unos segundos. No se cobrará por el tiempo de impresión de la computadora.
Las tarifas aplicables son las siguientes:
Computadora central
Tamaño mediano
Cliente/servidor
PC o LAN
$10.00 dólares por minuto de CPU
$1.50 dólares por minuto de CPU
$2.20 dólares por hora de reloj
$1.00 dólar por hora de reloj
El público debe tener acceso a la información pública conservada en software y equipo informático sustituidos. El departamento debe conservar tal software y equipo y la documentación sobre el uso del software y el equipo por todo el periodo de retención, según indica el calendario de retención aprobado del departamento, o el departamento debe conservar la misma información en una versión convertida actualizada para permitir que el público acceda a ella y la lea. Sin embargo, no se requiere que el departamento convierta datos de un formato a otro que nunca haya conservado a menos que se notifique al solicitante y este pague el costo por adelantado según la Ley, sección 552.231. No se requiere que el departamento conserve hardware o software que ya no use después de convertidos los datos.
Impuesto sobre las ventas: no puede agregarse el impuesto sobre las ventas a los cargos de proveer información pública.
Depósito: podría requerirse un depósito en efectivo, que no supere el 50% del cargo total aproximado, para que el programa prepare para la inspección la información pública pedida si el cargo total aproximado excediera los $100 dólares. Podría requerirse un depósito en efectivo de un mínimo de $50 dólares o hasta 75% del cargo total aproximado para que el programa duplique o copie la información pública pedida si el cargo total aproximado excediera los $100 dólares. Si el solicitante tiene facturas previas pendientes por información pública provista que excedan los $100 dólares, se requerirá un depósito por el monto de las facturas por pagar.
6.4 Cálculo o declaración de cargos
Si cumplir con algún tipo de petición de información pública le costara al solicitante una cantidad mayor de $40 dólares, el departamento debe proveer al solicitante una declaración escrita detallada de todos los cargos aproximados que se cobrarán, incluidos los cargos permitidos por mano de obra o costos de personal. Si estuviera disponible un método alternativo menos costoso de ver los registros, la declaración debe incluir un aviso de que el solicitante puede contactar al departamento respecto al método alternativo o el departamento debe proveer el sitio de Internet. La declaración detallada para el solicitante debe decir lo siguiente:
Que el solicitante debe proveer al departamento un domicilio postal o una dirección de transmisión facsímil o correo electrónico para recibir la declaración detallada y que el solicitante elige qué tipo de dirección proveer.
Que se considera que la petición ha sido retirada automáticamente si el solicitante no responde por escrito a la declaración detallada o a cualquier declaración detallada actualizada en el tiempo y de la manera requeridos.
Que el solicitante puede responder a la declaración entregando la respuesta escrita al departamento por correo postal, en persona, por transmisión facsímil o por correo electrónico.
El formulario ORBILL (2 páginas) disponible en el sitio web de la Sección Jurídica, al que puede accederse mediante el sitio de intranet del departamento, debe usarse para proveer el cálculo detallado de los cargos que sumen más de $40 dólares. Para cargos que sumen $40 dólares o menos, use sólo la segunda página del formulario ORBILL.
Se considera que una petición ha sido retirada por el solicitante si el solicitante no responde por escrito a la declaración detallada informando al departamento en los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se envía la declaración al solicitante que:
el solicitante aceptará los cargos aproximados.
el solicitante modifica la petición en respuesta a la declaración detallada.
el solicitante ha presentado una queja ante la TBPC en la que afirma que se le sobrecobró.
Si el programa del departamento después determina, antes de poner a disposición del solicitante la copia o el registro impreso, que los cargos aproximados excederán los cargos detallados en la declaración escrita detallada en un 20 por ciento o más, el programa del departamento enviará al solicitante una declaración escrita detallada y actualizada que detalle todos los cargos aproximados que se cobrarán, incluido cualquier cargo permitido por mano de obra o costos de personal. Si el solicitante no responde por escrito al cálculo actualizado en el tiempo y de la manera descritos, se considera retirada la petición por el solicitante.
Si los cargos reales que el departamento cobra por una copia de información pública o por inspeccionar un registro impreso exceden los $40 dólares, los cargos no pueden exceder el monto aproximado de la declaración detallada y actualizada o, si no se envió tal declaración actualizada, el monto cobrado no puede exceder el 20 por ciento de la cantidad que aparece en el último cálculo provisto al solicitante. Si no se envía una declaración detallada al solicitante, el departamento no puede cobrar más de $40 dólares por cumplir con la petición.
Siempre llene el formulario ORBILL (facturación de cargos por registros públicos) y el formulario de Memorando de facturación adjunto, de ser aplicable, aun cuando elimine los cargos. La información provista en el formulario se usará cada mes en los informes requeridos enviados a la TBPC, según resume la política que lleva por título "Requisitos de informes reglamentarios de información pública". El formulario de facturación está disponible en el sitio de intranet del departamento, en el sitio web de la Sección Jurídica. Recálqueles a los clientes que deben devolver una copia del formulario de facturación con su envío para que su pago se tramite como corresponde. De no hacerlo se retrasará el trámite de su petición y se retrasará el tiempo que tarden los registros en llegarle al solicitante.
Para los pedidos de menos de $100 dólares para los que el programa no requiera un prepago, el Complejo de Correo Automatizado tiene disponibles sobres de envío especialmente codificados. Dichos sobres se codifican con el número de presupuesto y el fondo para cargos de registros abiertos del programa del departamento y, por lo tanto, deben usarse sólo con tal fin. La información sobre el fondo puede obtenerse de la División Fiscal.
6.5 Sobrecargos
Los costos de cada petición de información pública deben calcularse cuidadosamente para que se facture al público con exactitud. Si se sobrecobrara a un miembro del público debido a que el departamento no actúe de buena fe al calcular los cargos, el solicitante a quien se le haya sobrecobrado puede recuperar hasta tres veces la cantidad sobrepagada.
6.6 Respuestas a peticiones de información que requieran programación o manipulación de datos electrónicos (sección 552.231 de la Ley)
El programa proveerá al solicitante una declaración escrita:
si se requiere programación o manipulación de datos para dar respuesta a la petición y no es factible cumplir con la petición o si cumplir con ella interferiría considerablemente en las operaciones en curso del programa o
si se requiere programación o manipulación de datos para dar respuesta a la petición y la información pudiera ponerse a disposición del solicitante en la forma pedida sólo a un costo que cubra la programación y la manipulación de datos.
La declaración escrita debe incluir lo siguiente:
Una declaración de que la información no está disponible en la forma pedida.
Una descripción de la forma en la que la información está disponible.
Una descripción de cualquier contrato o servicios requeridos para proveer la información en la forma pedida.
Una declaración del costo aproximado de proveer la información de la forma pedida.
Una declaración del tiempo anticipado aproximado para proveer la información de la forma pedida.
El programa proveerá la declaración escrita al solicitante en los 20 días de calendario siguientes a la fecha en que el departamento reciba la petición. El programa tiene 10 días de calendario adicionales para proveer la declaración si el programa da aviso escrito al solicitante, en los 20 días de calendario siguientes a la fecha en que se reciba la petición, de que necesita el tiempo adicional.
Al proveer la declaración escrita al solicitante según requiere esta política, el programa no tiene mayor obligación de proveer la información de la forma pedida o de la forma en que esta esté disponible hasta:
que el solicitante diga por escrito al programa que el solicitante quiere que el programa provea la información de la forma pedida según los parámetros de costo y tiempo establecidos en la declaración o según otros términos acordados por el solicitante y el programa; o que el solicitante diga por escrito al programa que el solicitante quiere la información de la forma en que esta está disponible. Una vez recibida esta respuesta, el programa debe cumplir con la petición de inmediato, o a más tardar 10 días hábiles después de recibida la petición.
Los programas mantendrán un expediente que contenga todas las declaraciones escritas emitidas según esta política en un lugar de fácil acceso según su calendario de retención de registros.
6.7 Acceso a información de la que no se pidan copias
Acceso a información en forma impresa estándar: el departamento no puede cobrar por poner a disposición del solicitante para su inspección la información mantenida en forma impresa estándar. Los cargos están permitidos sólo cuando se le pida al departamento que provea, para su inspección, información que contenga tanto información confidencial obligatoria como información pública. En cuyo caso, el departamento podría cobrar por hacer una copia de la página en la cual debe corregirse la información. No se permite ningún otro tipo de cargo.
De conformidad con la sección 552.271(c), el departamento podría requerir que el solicitante pague, o que haga un depósito por el pago de los costos de personal anticipados, por poner a disposición del solicitante para su inspección información pública que existe sólo en registros impresos sólo si la información es (1) de hace más de cinco años O con esta se llenan completamente o, cuando se reúna, se llenarán completamente seis cajas de archivo o más; Y (2) se requerirán más de cinco horas para poner a disposición del solicitante para su inspección la información pública. El monto del depósito requerido se determinará de conformidad con la sección 6.3 sobre depósitos de esta política.
Acceso a información de forma distinta a la estándar: en respuesta a peticiones de acceso, sólo a efectos de la inspección, a información mantenida en una forma distinta a la estándar el departamento no puede cobrar a la parte solicitante el costo de preparar y poner a su disposición tal información.
Si se hace una petición para inspeccionar microfilme o microfichas que contengan información confidencial, la información confidencial debe suprimirse y debe hacerse una fotocopia con la información suprimida y borrada. Sólo se aplican cargos por las copias. No puede cobrarse ningún otro cargo. Si el solicitante, tras examinar los registros, decide que quiere conservar las copias, entonces los procedimientos para proveer copias impresas, incluido cualquier cargo de personal aplicable, serían aplicables. Dado que ya se le han cobrado cuotas de fotocopiado al solicitante por duplicar la información, entonces podrían cobrársele cargos de personal por el tiempo que tomó preparar las copias si este pide más de 50 páginas o si su petición reúne alguno de los otros criterios de cobro de cargos de personal. En caso de que los cargos de personal sean aplicables, el cargo general también será aplicable.
Si el departamento no tuviera la capacidad de duplicar un registro de forma no estándar, un vendedor externo podría duplicarlo y podría cobrarse al solicitante lo que dicho vendedor cobre al departamento. El solicitante no puede remover los registros originales de las instalaciones del departamento.
Acceso a información de forma electrónica: en respuesta a una petición de inspección de información mantenida en forma electrónica, el departamento no puede cobrarle a la parte solicitante si la información está disponible en línea y no se muestra información confidencial.
No se cobrarán cargos por inspeccionar la información pública existente en forma electrónica que no esté a disposición del solicitante en línea directamente a menos que esta requiera programación y manipulación de datos. Si se requiriera tal manipulación, el departamento notificará al solicitante en los 20 días de calendario siguientes de conformidad con la sección 6.6 de esta política.
Si existe información pública en forma electrónica en una computadora propiedad de o arrendada por el departamento y si el público tiene acceso directo a dicha computadora mediante una red informática o por otro medio, la información en forma electrónica puede copiarse electrónicamente de dicha computadora sin costo si para acceder a la información y copiarla no es necesario procesarla, programarla o manipularla en la computadora propiedad del gobierno o arrendada por el gobierno.
Si existe información pública en forma electrónica en una computadora propiedad de o arrendada por el departamento y si el público tiene acceso directo a dicha computadora mediante una red informática o por otro medio y la información requiere procesamiento, programación o manipulación para poder copiarse electrónicamente, el departamento podría cobrar cargos de programación y generales.
Si la información se crea o guarda de forma electrónica, se recomienda a cada programa del departamento que explore las opciones que tiene para separar la información confidencial y así poner a disposición del público la información pública mediante el acceso electrónico por medio de una red informática o por otro medio.
Los documentos están listos para ser inspeccionados: una vez preparados los documentos pedidos a ser inspeccionados, contacte al solicitante para programar la fecha y la hora de inspección. El solicitante debe inspeccionar los registros en 10 días de calendario. El departamento ampliará dicho tiempo si el solicitante en los 10 días pide por escrito una extensión de tiempo. El departamento ampliará el plazo dos veces, 10 días cada vez, si el solicitante, dentro de cada periodo de tiempo de 10 días, pide por escrito dicha ampliación.
6.8 Respuestas a peticiones repetidas o redundantes
Si el solicitante ha pedido información que el departamento ha proporcionado o puesto a disposición del solicitante previamente, el departamento no está obligado a, pero podría, proveer otra vez dicha información al solicitante. Si el programa del departamento se niega a proveer la información, este debe enviar un formulario de certificación que incluya: (1) una descripción de la información cuyas copias se hayan proporcionado a o puesto a disposición del solicitante previamente; (2) la fecha en que el departamento recibió del solicitante la petición original de dicha información; (3) la fecha en que el departamento proporcionó la información o puso copias a disposición del solicitante previamente; (4) una certificación de que no se le ha añadido o quitado nada ni corregido dicha información y (5) el nombre, el título y la firma del jefe de información pública o el agente del jefe que hace la certificación. No puede cobrarse un cargo por proveer dicho formulario de certificación. El formulario está disponible bajo el nombre de ORREP en el sitio web de la Sección Jurídica, al que puede accederse mediante el sitio de intranet del departamento.
El departamento no puede denegar ninguna petición si el mismo solicitante hizo una petición previamente y dicha información no se proporcionó o no existía al momento en que este hizo la petición previa. Si la petición incluye tanto información previamente pedida como información no pedida previamente, sólo se requiere que el departamento proporcione la parte de la información no pedida previamente, pero este debe enviar un formulario de certificación que contenga los datos antes mencionados en el que notifique al solicitante por qué el departamento no proporciona toda la información pedida.
6.9 Peticiones legislativas
Cuando se reciba una petición legislativa, se debe notificar de inmediato al Centro de Asuntos del Consumidor y Externos (CCEA). Se proveerá sin costo una copia de la información pública pedida por un miembro de la Asamblea Legislativa a efectos legislativos según el Código Gubernamental, sección 552.008. La sección 552.008 dice específicamente: "Un organismo gubernamental a petición de un individuo miembro, una agencia o un comité de la Asamblea Legislativa proveerá la información pública, incluida la información confidencial, al miembro, a la agencia o al comité solicitante para su inspección o duplicación de conformidad con este capítulo si el miembro, la agencia o el comité solicitante afirma que la información se pide según este capítulo a efectos legislativos. El organismo gubernamental, al proveer según esta sección la información pública que sea confidencial o que de otra forma esté exceptuada de la revelación que la ley exige, no renuncia a ni afecta la confidencialidad de la información a efectos de la ley estatal o federal ni renuncia al derecho de hacer valer las excepciones a la revelación exigida de la información en un futuro. El organismo gubernamental podría requerir que el individuo miembro solicitante de la Asamblea Legislativa, la agencia o el comité legislativo solicitante o los miembros o los empleados de la entidad solicitante que, según esta sección, verán o manejarán la información recibida, que es confidencial por ley, firmen un acuerdo de confidencialidad tocante a la información."
El acuerdo de confidencialidad es un acuerdo entre el individuo miembro solicitante de la Asamblea Legislativa, la agencia legislativa o el comité legislativo y el departamento. El miembro solicitante de la Asamblea Legislativa, la agencia o el comité legislativo solicitante o los miembros o empleados de la entidad solicitante reconocen que la información confidencial pedida será usada a efectos legislativos.
Cuando un individuo miembro, una agencia o un comité de la Asamblea Legislativa pide información al departamento que según la ley estatal es confidencial y afirma por escrito que la información será usada a efectos legislativos, DEBE firmarse un acuerdo de confidencialidad.
El formulario está disponible en línea en el Catálogo de formularios y materiales escritos. Escriba el # de serie F19-10771 para obtener el Acuerdo legislativo de confidencialidad.
Será responsabilidad del personal del programa reunir los documentos pedidos, preparar el acuerdo y completar la petición del documento. El programa debe contactar a la Sección Jurídica si tiene preguntas sobre la confidencialidad de los documentos pedidos. La Sección Jurídica revisará el acuerdo y los documentos adjuntos al recibirlos del programa. El programa o el CCEA se asegurarán de que se obtengan las firmas para el acuerdo. El acuerdo debe firmarse previo a o al momento de la revelación de la información confidencial al solicitante.
Si los documentos no están disponibles o no existen al momento de hacerse la petición legislativa, pero estarán disponibles en un futuro inmediato, el programa informará al solicitante de la fecha en que se anticipa que los documentos estén disponibles y ofrecerá proveerlos en ese momento. El programa informará al CCEA si el solicitante confirma que desea recibir los documentos una vez que estos estén disponibles.
Si un legislador, una agencia legislativa o un comité legislativo piden información que es confidencial según la ley federal, la ley constitucional o una decisión judicial, los documentos podrían no estar sujetos a la revelación. Contacte a la Sección Jurídica si tiene alguna pregunta sobre la revelación de información confidencial.
6.10 Respuestas al solicitante de peticiones de información pública por las que no ha pagado Si el departamento ha provisto previamente información pública a un solicitante y le facturó por la información y si las facturas exceden los $100 dólares y este no ha pagado, el departamento podría requerir un depósito como pago de los montos que este debe al departamento para poder cumplir con una nueva petición de información pública del mismo solicitante. El departamento no puede procurar obtener el pago de dichos montos por ningún otro medio. Si se requiriera tal depósito, el departamento debe documentar en su totalidad la existencia y el monto de dichas cantidades a pagar para poder requerir un depósito. Se considera que una nueva petición de una copia de información pública ha sido recibida por el departamento en la fecha en que el departamento recibe el depósito como pago de los montos a pagar por más de $100 dólares en concepto de peticiones previas del mismo solicitante.
6.11 Peticiones de los medios de comunicación Las peticiones recibidas de medios de comunicación se tramitan como peticiones de registros abiertos según la Ley. También se acata la política del departamento sobre medios de comunicación.
6.12 Certificación de registros Vea la definición de custodio de registros en la sección 3.20. Las personas autorizadas según la política o designadas por el departamento para certificar registros deben usar el formulario CERTFORM 1, 2, 3, 4 o 5 (que puede obtenerse de la Sección Jurídica) o pueden llenar la declaración jurada de registros comerciales provista por el solicitante ejecutada de forma debida. Debe ponerse el sello del departamento en la certificación. La declaración jurada debe estar notariada.
El gerente principal de la unidad de cada hospital de salud mental del departamento o la persona por él designada y el gerente principal de la unidad de cada hospital de vías respiratorias del departamento tienen la autoridad como custodios de registros de ejecutar las declaraciones juradas de registros comerciales, ejecutar las deposiciones escritas y certificar los registros oficiales, o las copias de los mismos.
Las personas no autorizadas para certificar registros o llenar y firmar las declaraciones juradas de registros comerciales, deben hacer que los registros se certifiquen o que el custodio de registros de la Sección Jurídica del DSHS llene la declaración jurada.
6.13 Control de registros abiertos
Cada una de las oficinas que dan respuesta a peticiones de registros abiertos debe mantener un sistema de control de registros abiertos. Las oficinas que están bajo la misma cadena de mando organizativa pueden nombrar a una persona bajo la cadena de mando para que mantenga un sistema de control a nombre de toda la cadena de mando. El sistema de control debe contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre del solicitante (y la compañía relacionada, de conocerse)
- La fecha de recibo por el DSHS
- La fecha límite de envío al solicitante o al AG
- La información pedida
- El tiempo empleado en corregir la información confidencial obligatoria
- Los cargos totales pagados por el solicitante
- La fecha de pago
- Los comentarios y las notas
Se llevará el control en Word, Excel o Access de Microsoft o algún otro software comparable.
6.14 Registros médicos
Una petición de registros médicos o de salud mental relacionados con un paciente en particular presentada ya sea por el paciente o por aquellas personas autorizadas por la ley estatal o federal para obtener los registros médicos o de salud mental del paciente creados dentro de los complejos de salud mental, los hospitales de vías respiratorias, las clínicas y los laboratorios del departamento no constituye una petición de registros abiertos.
Una petición de registros médicos o de salud mental o expedientes que contengan registros médicos o de salud mental presentada por alguien distinto al paciente o a alguna otra persona autorizada constituye una petición de registros abiertos y quedará sujeta a la Ley de Información Pública.
6.15 Peticiones para fallos o expedientes de caso enviados al Fiscal General Las peticiones de fallos o expedientes de caso que contengan argumentos para que no se revele información confidencial enviadas al Fiscal General las preparará el personal de la Sección Jurídica y las aprobará y firmará el abogado del departamento o alguien que actúe en representación de él.